POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIE PROOFY.SKIN

Data wejścia w życie: 05.10.2026

§ 1. Informacje ogólne i administrator danych osobowych

  1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników i klientów sklepu internetowego Proofy.skin dostępnego pod adresem https://proofyskin.com.

  2. Administratorem danych osobowych jest Anastasiia Marchenko, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Anastasiia Marchenko, NIP: 5842861952, adres: al. Rzeczypospolitej 4B/48, 80-369 Gdańsk, Polska, zwana dalej „Administratorem” lub „Sklepem”.

  3. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

    • pocztą elektroniczną: [email protected];
    • pocztą tradycyjną na adres Administratora wskazany powyżej.

  4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), właściwymi polskimi przepisami o ochronie danych osobowych, przepisami o komunikacji elektronicznej oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

§ 2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane następujące kategorie danych osobowych.

1. Zamówienia i dostawa

Przy składaniu i realizacji zamówień mogą być przetwarzane:

  • imię i nazwisko;
  • adres dostawy;
  • adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • informacje o zamówionych produktach;
  • wartość zamówienia;
  • wybrana metoda płatności;
  • wybrany sposób dostawy;
  • informacje o statusie zamówienia i płatności;
  • informacje o wybranym punkcie odbioru lub paczkomacie, jeżeli dotyczy.

2. Płatności

Przy dokonywaniu płatności mogą być przetwarzane dane niezbędne do jej zainicjowania, identyfikacji i potwierdzenia, w tym:

  • identyfikator zamówienia;
  • kwota i waluta płatności;
  • status płatności;
  • identyfikator transakcji;
  • dane kontaktowe w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi płatniczej.

Dane dotyczące płatności są również przetwarzane przez PayPro S.A., operatora serwisu płatniczego Przelewy24, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla tej usługi oraz informacjami PayPro S.A. dotyczącymi prywatności.

Sklep nie otrzymuje pełnego numeru karty płatniczej, kodu CVV/CVC ani innych danych przetwarzanych bezpośrednio przez właściwego dostawcę usług płatniczych, które nie są niezbędne Sklepowi do realizacji zamówienia.

3. Faktury i dokumenty księgowe

W celu wystawienia faktury lub innego dokumentu sprzedaży mogą być przetwarzane:

  • imię i nazwisko lub nazwa firmy;
  • adres;
  • NIP;
  • informacje o zakupie;
  • inne dane wymagane przez obowiązujące przepisy podatkowe.

4. Konto użytkownika

Przy rejestracji i korzystaniu z konta mogą być przetwarzane:

  • adres e-mail;
  • imię;
  • dane podane przez użytkownika na koncie;
  • dane niezbędne do uwierzytelniania;
  • historia zamówień;
  • informacje techniczne związane z korzystaniem z konta.

Hasła użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnego tekstu.

5. Zapytania, zwroty i reklamacje

W przypadku kontaktu ze Sklepem mogą być przetwarzane:

  • dane kontaktowe;
  • treść korespondencji;
  • informacje o zamówieniu;
  • informacje dotyczące zwrotu lub reklamacji;
  • dokumenty lub zdjęcia dostarczone przez użytkownika;
  • dane bankowe lub płatnicze niezbędne do dokonania zwrotu środków, jeżeli dotyczy.

6. Newsletter

Przy zapisie do newslettera przetwarzane są:

  • adres e-mail;
  • informacje niezbędne do zarządzania subskrypcją;
  • informacje umożliwiające wykazanie udzielenia lub cofnięcia zgody.

7. Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony mogą być automatycznie przetwarzane:

  • adres IP;
  • data i godzina żądania;
  • żądany adres URL;
  • informacje o przeglądarce i urządzeniu;
  • logi techniczne;
  • informacje o sesji;
  • identyfikatory techniczne niezbędne do funkcjonowania strony, jej bezpieczeństwa i diagnostyki błędów.

Informacje te mogą stanowić dane osobowe.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania Podstawa prawna
Składanie i realizacja zamówień Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy
Organizacja dostawy Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Obsługa i potwierdzanie płatności Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Tworzenie i prowadzenie konta użytkownika Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego
Obsługa zwrotów i reklamacji Art. 6 ust. 1 lit. b i/lub lit. c RODO
Odpowiadanie na zapytania przed zakupem Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Ogólna korespondencja i obsługa klienta Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadnione interesy Administratora
Zapewnienie bezpieczeństwa strony i zapobieganie nadużyciom Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Diagnozowanie błędów technicznych i zapewnienie stabilności strony Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Subskrypcja newslettera i wysyłanie newsletterów Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda
Przechowywanie dowodów udzielenia lub cofnięcia zgody Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

§ 4. Newsletter i marketing elektroniczny

  1. Subskrypcja newslettera jest dobrowolna i nie stanowi warunku dokonania zakupu ani korzystania z podstawowych funkcji Sklepu.

  2. Użytkownik podaje adres e-mail w celu otrzymywania newslettera Proofy.skin i informacji handlowych.

  3. Newsletter jest wysyłany na podstawie uprzedniej zgody użytkownika, zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO i polskiego prawa komunikacji elektronicznej.

  4. Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę bez podawania przyczyny:

    • korzystając z mechanizmu wypisania się zawartego w newsletterze;
    • wysyłając wiadomość na [email protected].

  5. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

  6. Po rezygnacji z newslettera adres e-mail jest usuwany z aktywnej listy wysyłkowej. Ograniczone informacje dotyczące udzielenia i cofnięcia zgody mogą być przechowywane w celu wykazania przestrzegania wymogów prawnych oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

  7. Do obsługi poczty elektronicznej i newslettera wykorzystywany jest Google Workspace.

§ 5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, chyba że obowiązek ich podania wynika z prawa lub charakteru odpowiedniej usługi.

  2. Podanie danych wskazanych jako niezbędne do złożenia zamówienia jest wymagane do zawarcia i wykonania umowy. Bez tych danych realizacja lub dostarczenie zamówienia może być niemożliwe.

  3. Podanie danych niezbędnych do obsługi płatności jest wymagane do skorzystania z wybranej metody płatności.

  4. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest wymagane w zakresie przewidzianym prawem.

  5. Utworzenie konta użytkownika jest dobrowolne.

  6. Subskrypcja newslettera jest dobrowolna i nie wpływa na możliwość dokonania zakupu.

  7. Zgoda na marketing elektroniczny nie jest warunkiem realizacji zamówienia.

§ 6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe przekazywane są odbiorcom wyłącznie w zakresie niezbędnym do odpowiedniego celu przetwarzania.

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

1. Operator płatności

PayPro S.A. (Przelewy24), ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, Polska — w związku z obsługą płatności internetowych.

W zakresie świadczonej usługi płatniczej PayPro S.A. może przetwarzać dane osobowe jako niezależny administrator zgodnie z obowiązującym prawem, własnym regulaminem oraz informacjami dotyczącymi prywatności.

2. Operatorzy dostaw

W zależności od sposobu dostawy wybranego przez użytkownika:

  • InPost;
  • DPD;
  • Poczta Polska.

Otrzymują oni dane niezbędne do dostarczenia zamówienia, w szczególności imię i nazwisko, adres lub wybrany punkt odbioru, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje potrzebne do identyfikacji przesyłki.

3. Dostawcy infrastruktury

DigitalOcean i podmioty świadczące usługi powiązane z zapewnieniem infrastruktury — w związku z hostingiem i technicznym utrzymaniem systemów Sklepu.

Główna infrastruktura wykorzystywana przez Sklep znajduje się w regionie Unii Europejskiej.

4. Usługi poczty elektronicznej

Google — w związku z korzystaniem z Google Workspace do obsługi poczty elektronicznej, korespondencji i newslettera.

5. Księgowość

Zewnętrzny dostawca usług księgowych — w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków księgowych i podatkowych.

6. Inni odbiorcy

Dane mogą być także udostępniane:

  • dostawcom usług IT i obsługi technicznej;
  • dostawcom usług bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
  • doradcom prawnym, podatkowym i innym specjalistom;
  • organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, gdy ujawnienie jest wymagane prawem.

W zależności od charakteru usługi podmioty te mogą działać jako podmioty przetwarzające w imieniu Administratora albo jako niezależni administratorzy danych.

§ 7. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

  1. Główna infrastruktura Sklepu znajduje się na terytorium Unii Europejskiej.

  2. Niektórzy międzynarodowi dostawcy usług wykorzystywani przez Sklep mogą przetwarzać dane lub umożliwiać dostęp do danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

  3. Gdy dane osobowe są przekazywane poza EOG, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności:

  • decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
  • mający zastosowanie mechanizm EU–US Data Privacy Framework;
  • standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską;
  • inne zabezpieczenia dopuszczone przez RODO.
  1. Użytkownik może uzyskać dodatkowe informacje o stosowanych mechanizmach transferu danych, kontaktując się pod adresem [email protected].

§ 8. Okresy przechowywania danych osobowych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu przetwarzania, z uwzględnieniem wymogów prawa i konieczności obrony roszczeń.

1. Zamówienia

Dane zamówień są przetwarzane przez czas wykonywania umowy, a następnie przechowywane w zakresie niezbędnym do:

  • realizacji obowiązków księgowych i podatkowych;
  • obsługi zwrotów i reklamacji;
  • ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2. Płatności

Informacje o płatnościach znajdujące się w posiadaniu Sklepu są przechowywane wraz z dokumentacją zamówień i dokumentacją księgową przez odpowiednie okresy wynikające z obowiązujących przepisów.

Dane przetwarzane bezpośrednio przez PayPro S.A. w ramach Przelewy24 są przechowywane zgodnie z zasadami retencji właściwymi dla tej usługi płatniczej oraz wymogami prawnymi dotyczącymi instytucji płatniczych.

3. Dokumenty księgowe i podatkowe

Są przechowywane przez okresy wymagane przez obowiązujące prawo polskie.

4. Konto użytkownika

Dane konta są przechowywane przez okres jego prowadzenia.

W celu usunięcia konta użytkownik może wysłać żądanie na adres:

[email protected]

Po usunięciu konta dane, których przechowywanie jest wymagane prawem lub konieczne do obrony roszczeń, mogą nadal być przechowywane w odpowiednim zakresie.

5. Korespondencja, zwroty i reklamacje

Dane są przechowywane przez okres rozpatrywania sprawy, a następnie przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych i obrony roszczeń.

6. Newsletter

Dane są wykorzystywane do obsługi newslettera do chwili cofnięcia zgody.

Po cofnięciu zgody dane są usuwane z aktywnej listy wysyłkowej. Informacje potrzebne do wykazania udzielenia lub cofnięcia zgody mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

7. Logi techniczne

Logi techniczne są przechowywane zgodnie z ustawieniami i mechanizmami rotacji wykorzystywanej infrastruktury, wyłącznie przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności systemu i diagnostyki błędów.

Dane dotyczące określonego incydentu bezpieczeństwa lub roszczenia prawnego mogą być przechowywane dłużej, gdy jest to racjonalnie uzasadnione.

§ 9. Prawa użytkowników

W przypadkach i na warunkach przewidzianych w RODO użytkownik ma prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii;
  • żądania sprostowania danych osobowych;
  • żądania usunięcia danych osobowych;
  • żądania ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach Administratora;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Gdy dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, użytkownik ma prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

W celu wykonania powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

[email protected]

W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie Administrator może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do jej weryfikacji.

Żądanie jest rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem złożoności i liczby żądań.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Dane mogą być nadal przechowywane na przykład wtedy, gdy wymaga tego prawo podatkowe lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 10. Pliki cookie i podobne technologie

1. Informacje ogólne

Pliki cookie i podobne technologie są wykorzystywane do przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania dostępu do takich informacji oraz do zapewnienia działania strony internetowej.

Podobne technologie mogą obejmować w szczególności:

  • pamięć lokalną (local storage);
  • pamięć sesyjną (session storage);
  • techniczne identyfikatory przeglądarki;
  • inne mechanizmy stosowane w aplikacji internetowej.

2. Technologie niezbędne

Proofy.skin wykorzystuje technologie niezbędne do zapewnienia funkcji sklepu internetowego, w szczególności do:

  • utrzymywania sesji użytkownika;
  • zapewnienia bezpieczeństwa;
  • uwierzytelniania użytkowników;
  • działania koszyka;
  • składania zamówień;
  • utrzymywania stanu technicznego strony;
  • obsługi lokalizacji i języka wybranych przez użytkownika.

W przypadku technologii, których używanie jest ściśle niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną żądanej przez użytkownika, uprzednia zgoda nie jest wymagana w zakresie dopuszczonym przez wyjątki przewidziane obowiązującym prawem.

3. Technologie opcjonalne

W przypadku technologii, które nie są ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika i które wymagają dostępu do informacji na jego urządzeniu, stosuje się mechanizm zgody zgodny z obowiązującym prawem.

Technologie takie są aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Użytkownik musi mieć możliwość:

  • udzielenia zgody;
  • odrzucenia technologii opcjonalnych;
  • zmiany swojej decyzji;
  • wycofania wcześniej udzielonej zgody.

Odrzucenie technologii opcjonalnych nie może uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji sklepu internetowego.

4. Ustawienia przeglądarki

Użytkownik może ograniczyć używanie plików cookie lub je usunąć za pomocą ustawień przeglądarki.

Blokowanie technologii ściśle niezbędnych może powodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji strony, takich jak uwierzytelnianie, koszyk lub składanie zamówień.

§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli charakter takiego przetwarzania ulegnie zmianie, użytkownik otrzyma stosowne informacje zgodnie z wymogami RODO.

§ 12. Ochrona danych osobowych

  1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzania, zakresu danych oraz związanych z tym ryzyk.

  2. Dostęp do danych osobowych otrzymują wyłącznie osoby i dostawcy usług, którym jest on niezbędny do wykonywania ich zadań.

  3. Stosowane są środki mające na celu ochronę danych przed:

  • nieuprawnionym dostępem;
  • bezprawnym ujawnieniem;
  • przypadkową lub bezprawną utratą;
  • zniszczeniem;
  • modyfikacją;
  • innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
  1. Poziom ochrony jest weryfikowany z uwzględnieniem rozwoju technologii, charakteru przetwarzania i związanych z nim ryzyk.

§ 13. Zmiany Polityki

  1. Polityka może zostać zaktualizowana w przypadku zmian:
  • funkcjonalności Proofy.skin;
  • sposobów przetwarzania danych osobowych;
  • metod płatności lub dostawy;
  • dostawców usług i wykorzystywanych usług;
  • plików cookie i podobnych technologii;
  • wymogów prawnych.

  1. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie Proofy.skin.

  2. W przypadku istotnych zmian sposobów przetwarzania danych osobowych użytkownicy zostaną poinformowani w odpowiedni sposób, gdy wymaga tego prawo lub charakter zmiany.

  3. Zmiana niniejszej Polityki nie zastępuje uzyskania zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana.

  4. Data wejścia w życie: 05.10.2026